Заказать макрос
Разрабатываем макросы на заказ. Любой сложности. Быстро и качественно.
Подробнее...
Готовые решения » Doc.maker » Управление данными в документе Word

Менеджер данных

Управляйте данными документа из единой формы. Обновляйте, меняйте данные сразу по всему документу

Описание проблемы

Очень часто в бизнес процессах компаний требуется многократно и быстро добавить или корректировать отдельное текстовое содержание в документах Word, одно из которых, например, могло быть было импортировано из документа Excel.  В целом процесс работы с документом Word, а также копирования и вставки данных из Excel в Word с их последующим обновлением является трудоемким и ответственным. Данный процесс реализуется различными способами, от простого использования типового текстового редактора Word и ручного переноса данных из Excel в Word c большой вероятностью возможных ошибок, до типового связывания Excel и Word со своими трудностями для пользователя. Автоматизация управления данными из документа Word, как быстрое изменение конкретных данных в документе, так и обновление вставки данных из Excel в Word в настоящее время является актуальной задачей для пользователя. Для быстрого и многократного управления данными из единой формы документа Word, а также без ошибочного обновления данных из Excel в документ Word лучше воспользоваться программой Doc.maker.

Решение проблемы

Решением этой проблемы является создание удобного пользовательского интерфейса управления данными в документе Word, где можно быстро найти и откорректировать нужный текст или обновить данные импортируемые из Excel. В программе Doc.maker реализован такой простой и удобный пользовательский интерфейс по управлению данными в документе Word. 

Порядок действий при управлении данными в документе Word

  1. Откройте документ Word (для примера показан тестовый фрагмент Отчета об оценке, где имеются различные текстовые поля, которые формировались в самом документе Word или импортировались из Excel). 
  2. Перейти ко вкладке меню Doc.maker (она будет доступна после установки программы).
  3. Выберите команду "Менеджер данных".

Управление данными

  1. В результате выполнения команды "Менеджер данных", появляется пользовательская форма Переменные в отчете, где в табличной форме представлен список часто меняющихся данных в документе Word. А именно, указывается название переменной, ее тип и значение (содержание информации, расположенной по месту указанной переменной). Переменные, которые формировались в самом документе Word, отображаются типом doc, а переменные с импортированными данными из Excel имеют тип xls. На рисунке ниже, разными цветами (красным и зеленым) отмечены соответствующие переменные и их содержание в документе Word. При этом необходимо отметить, что импортируемые данные из excel имеют два вида, а именно импорт содержимого отдельной ячейки (например, Адрес объекта оценки) и содержимого диапазона ячеек ( в данном случае, речь идет об импорте целой таблицы). Далее рассмотрим порядок корректировки и обновления соответствующих полей.

Примечание: пользовательская форма Переменные в отчете, как правило отображается в правой половине экрана, при этом сам документ Word сжимается у левую часть экрана. При этом пользователь может перемещать пользовательскую форму в любое удобное для него место. Для этого необходимо нажать левую клавишу мышки и не отрываясь перенести форму, например в центр экрана. Далее, аналогичным образом (нажатой левой кнопкой мыши) можно для удобства изменить размеры пользовательской формы.

Управление данными

Порядок корректировки содержания переменных типа doc

  1. Например, для изменения номера отчета об оценке необходимо выделить строку с соответствующей переменой в пользовательской форме Переменные в отчете, открыть меню Правка и выбрать команду "Изменить".

  1. После нажатия на команду "Изменить" появляется форма Переменная, где можно изменить значение переменной (в данном примере указан новый номер отчета об оценке № 777-78/2021). Далее необходимо нажать на команду в данной "Сохранить и вставить"  или "Сохранить и закрыть". Отличие данных команд заключается только факте закрытия самой формы. Если требуется корректировать содержимое других переменных, то фору лучше не закрывать, т.е. использовать команду "Сохранить и вставить".

  1. В результате выполнения команды "Сохранить и вставить" откорректируется содержимое как самой переменной, так и соответствующий текств в документе Word. При этом форма Переменная  очистится и готова принять следующую переменную для изменения. В нашем примере, аналогичным образом была произведена корректировка названия обчета об оценке, где был откорректирован адрес расположения объекта оценки, на Московскую область, г. Мытищи. При этом, необходимо отметить, что откорректированные переменные пересохраняются в документе Word а в пользовательской форме Переменные в отчете отображаются в конце списка переменных. Это позволяет отслеживать процесс корректировки содержимого переменных типа doc.

Порядок обновления переменных типа xls и их содержания в документе Word

  1. Для того чтобы обновить импортируемые данные из Excel, необходимо произвести соответствующие корректировки в самом документе Excel. Например, для нашего эксперимента в Excel изменен в ячейке: адрес объекта оценки, на Московскую область, г. Мытищи, и откорректирована таблица с составом объекта оценки: добавлен земельный участок и изменены соответственно количественных характеристики объектов. 

  1. В результате выполнения команды "Обновить связи", содержимое всех связанных ячеек и диапазонов ячеек (таблиц) обновилось в документе Word.

 

Программа
Doc.maker
Расширяет возможности MS Word добавляя в него новый функционал для эффективной работы с отчетами

Комментарии:

comments powered by Disqus