Подведение промежуточных итогов

При анализе большого объема данных может потребоваться подведение итогов для части записей – так называемых промежуточных итогов. Как их создать и работать с ними далее в статье.

В отличие от отдельных функций – сумма, среднее, минимум и проч., команда Промежуточный итог [Subtotal] позволяет вычислить нужную функцию без вставки дополнительных формул. 

Порядок создания промежуточных итогов

Для создания промежуточных итогов необходимо выполнить следующие действия:

  1. Предварительно отсортировать таблицу по столбцу, для которого будут подводиться итоги.
  2. Отметить любую ячейку в таблице.
  3. Выбрать вкладку Данные [Data], затем найти группу кнопок Структура [Outline] и нажать команду Промежуточные итоги [Subtotal].

Промежуточные итоги

  1. В появившемся диалоговом окне в выпадающем списке При каждом изменении в: [At each change in] отметить столбец, по значениям которого будут добавлены промежуточные итоги.
  2. В выпадающем списке Операция [Use function] выбрать  функцию для расчета промежуточных итогов.
  3. В списке Добавить итоги по: [Add subtotal to] отметить все поля, для которых нужно подвести итоги.
  4. ОК.

Вставка промежуточных итогов

Итоги размещаются в автоматически добавляемых новых строках с добавлением функций =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(Номер_функции; Ссылка) [SUBTOTAL(Function_num; Ref)]. У этой функции два параметра:

  • [Номер_функции] – номер в фиксированном списке, который предлагает Excel для расчета итогов (11 функций).
  • [Ссылка] - интервал исходных данных для расчета итогов.

Вид диапазона данных с промежуточными итогами

После появления промежуточных итогов, слева на текущем листе Excel добавится отображение структуры. Оно состоит из элементов управления трех типов:

  1. Кнопки уровня, обозначенные цифрами Уровни группировки, находятся в верхней строке. Они указывают на уровень организации в таблице. Нажав на кнопку уровня, можно скрыть все итоги на этом уровне.
  2. Кнопки Скрыть детали [Hide Detail] Скрыть детали стоят рядом со строками с промежуточные итоги. Они обозначены символом "-". При нажатии на такую кнопку группа исходных записей, по которой подводились итоги, скрывается, и высвечивается лишь итоговая строка.
  3. Кнопки Отобразить детали [Show Detail] Отобразить детали стоят рядом со строками с промежуточными итогами. Они обозначены символом "+". При нажатии на такую кнопку над итоговой строкой появляется группа исходных записей.

Изменение промежуточных итогов

  1. Если нужно вычислить другие промежуточные итоги , то следует убрать флажок в строке Заменить текущие итоги [Replace current subtotals] и повторить описанные выше действия по расчету одного промежуточного итога.
  2. Если нужно к имеющимся добавить еще один промежуточный итог, следует убрать флажок в строке Заменить текущие итоги [Replace current subtotals] и повторить описанные выше действия по расчету промежуточного итога.
  3. Если нужно удалить все итоги, достаточно щелкнуть по кнопке Убрать все [Remove All].

Многоуровневые итоги

Если требуется подвести итоги по нескольким полям одновременно (допустим, по столбцу Наименование товара, а затем, внутри каждого товара, по Поставщикам), то нужно:

  1. Выполнить многоуровневую сортировку (например, вначале  по Наименованию товара, а затем, внутри товаров, по Поставщикам).
  2. Выполнить подведение итогов, как описано выше, для поля, задающего верхний уровень сортировки (например, для поля Наименование товара).
  3. Убрать флажок в строке Заменить промежуточные итоги [Replace current subtotals].
  4. Выбрать параметры для подведения итогов по следующему уровню (например, по полю Поставщик).
  5. Повторить пункт 4 для всех уровней.