Фильтрация данных в Excel

Для обработки части большого диапазона данных можно воспользоваться фильтрацией. При фильтрации остаются видимыми только те строки, которые удовлетворяют заданным условиям, а остальные скрываются до тех пор, пока не будет отменен фильтр.

В Excel предусмотрено три типа фильтров:

  1. Автофильтр – для отбора записей по значению ячейки, по формату или в соответствии с простым критерием отбора.
  2. Срезы – интерактивные средства фильтрации данных в таблицах.
  3. Расширенный фильтр – для фильтрации данных с помощью сложного критерия отбора.

Автофильтр

Включение автофильтра:

  1. Выделить одну ячейку из диапазона данных.
  2. На вкладке Данные [Data] найдите группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter].
  3. Щелкнуть по кнопке Фильтр [Filter] .

Фильтр в Excel

Фильтрация записей:

  1. В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.
  1. Выбрать условие фильтрации.

Варианты фильтрации данныхВарианты фильтрации данных

  • Фильтр по значению – отметить флажком нужные значения из столбца данных, которые высвечиваются внизу диалогового окна.
  • Фильтр по цвету – выбор по отформатированной ячейке: по цвету ячейки, по цвету шрифта или по значку ячейки (если установлено условное форматирование).
  • Можно воспользоваться строкой быстрого поиска Быстрый поиск при фильтрации данных
  • Для выбора числового фильтра, текстового фильтра или фильтра по дате (в зависимости от типа данных) выбрать соответствующую строку. Появится контекстное меню с более детальными возможностями фильтрации:
  1. При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равнобольше, меньшеПервые 10… [Top 10…] и др. 
  2. При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит...начинается с… и др.
  3. При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации – завтра, на следующей неделе, в прошлом месяце и др.
  4. Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… [Custom…], используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И [And] – одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ [Or] – выполнение хотя бы одного условия.

Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить [Reapply] в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Отмена фильтрации

Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр.

Чтобы снять фильтр только с одного столбца, достаточно щелкнуть по кнопке со стрелочкой в первой строке и в контекстном меню выбрать строку: Удалить фильтр из столбцаУдаление фильтра из столбца

Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные Очистить фильтр со всех столбцов

Срезы

Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010. 

Создание срезов

В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

 

Для этого нужно выполнить следующие шаги:

  1. Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор [Design].
     
  2. В группе Сервис [Tools] (или на вкладке Вставка [Insert] в группе Фильтры [Filters]) выбрать кнопку Вставить срез [Insert Slicer] .

Вставка среза в Excel

  1. В диалоговом окне отметить поля, которые хотите включить в срез и нажать OK.
    Вставка срезов

Форматирование срезов

  1. Выделить срез.
  2. На ленте вкладки Параметры [Options] выбрать группу Стили срезов [Slicer Styles], содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.

Форматирование срезов

  1. Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он  позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.

Задание условий фильтрации

  1. Вначале надо скопировать шапку таблицы. Построить таблицу условий отбора данных можно либо на активном листе, либо на другом. Предпочтительнее на другом листе, иначе после фильтрации эти условия или их часть могут быть скрыты. 
  2. Задание расширенного фильтра
    Записать условия фильтрации. Условия, записанные в одной строке, выполняются одновременно (как условие «И»), а в разных строках - как условие выбора («ИЛИ»). В качестве условия может быть совпадение значения, которое заносится в ячейку, или сравнение с заданным в ячейке значением с помощью знаков < или >. Если один столбец должен удовлетворять двум условиям, его заголовок нужно повторить еще раз и записать в этом столбце второе условие.
  3. На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter] и выбрать команду Дополнительно [Advansed]. 

Включение расширенного фильтра в Excel

  1. В диалоговом окне Расширенный фильтр выбрать вариант записи результатов: фильтровать список на месте [Filter the list, in-place] или скопировать результат в другое место [Copy to another Location].

Работа расширенного фильтра Excel

  1. Указать Исходный диапазон [List range], выделяя исходную таблицу вместе с заголовками столбцов.
  2. Указать Диапазон условий [Criteria range], отметив курсором диапазон условий, включая ячейки с заголовками столбцов.
  3. Указать при необходимости место с результатами в поле  Поместить результат в диапазон [Copy to], отметив курсором ячейку диапазона для размещения результатов фильтрации.
  4. Если нужно исключить повторяющиеся записи, поставить флажок в строке Только уникальные записи [Unique records only].